Hoe beheer ik een voertuigdossier in 2Drive?
Houd voertuiggegevens, klantinformatie, documenten en processtappen overzichtelijk bij in één centraal dossier.
Samenvatting:
In dit artikel lees je hoe je met 2Drive voertuigdossiers beheert en informatie tussen werkplaats, showroom en administratie centraal beschikbaar maakt.
Wat staat er in een voertuigdossier?
Een voertuigdossier kan onder andere bestaan uit:
- Voertuiggegevens.
- Klant- of bedrijfsgegevens.
- Contactpersonen.
- Werkorders.
- Verkoopinformatie.
- Onderhoudsgegevens.
- Export- of importdocumenten.
- Facturen.
- Notities.
- Processtatussen.
Welke onderdelen beschikbaar zijn, hangt af van de inrichting van jouw organisatie.
Een dossier openen
- Log in op 2Drive.
- Zoek het voertuig op via kenteken, VIN of een andere beschikbare zoekoptie.
- Selecteer het juiste voertuig.
- Controleer of je het juiste dossier hebt geopend.
- Bekijk de actuele status en openstaande acties.
Controleer bij voertuigen met vergelijkbare kentekens of meerdere dossiers altijd extra goed of je in het juiste dossier werkt.
Een nieuw dossier aanmaken
- Open de functie voor het aanmaken van een dossier.
- Voer de voertuiggegevens in.
- Voeg de klant of organisatie toe.
- Controleer de ingevoerde gegevens.
- Voeg de relevante documenten toe.
- Selecteer de juiste processtatus.
- Sla het dossier op.
Documenten toevoegen
Gebruik duidelijke bestandsnamen en voeg documenten toe aan het juiste onderdeel van het dossier. Een goede bestandsnaam bevat bijvoorbeeld de datum, het documenttype en het kenteken:
2026-08-12_Kentekenbewijs_AB-123-C
Vermijd algemene namen zoals scan.pdf, document.pdf of nieuw bestand.pdf.
Een dossier bijwerken
Werk een dossier bij wanneer:
- Nieuwe documenten beschikbaar zijn.
- De status van het proces wijzigt.
- Een klant- of voertuiggegeven verandert.
- Een taak is uitgevoerd.
- Een collega aanvullende informatie nodig heeft.
Gebruik interne notities alleen voor relevante informatie. Vermeld geen gevoelige gegevens die niet noodzakelijk zijn voor het proces.
Gerelateerde artikelen
- Hoe zoek ik voertuiggegevens op?
- Welke documenten heb ik nodig voor auto-export?
- Hoe wijzig ik mijn wachtwoord?
- Wat doe ik bij een foutmelding?